Vous animez une réunion, soyez prêt!

Les réunions font partie de la réalité du monde des affaires. Que ce soit en présence des participants, ou en formule web, l’animation de ces rencontres demeure une des clés du succès.

Voici quelques techniques d’animation qui vous faciliteront la tâche.

1. Dès le départ, déterminez clairement le type de la réunion. Il y en a trois : réunion d’information, d’échanges, ou décisionnelle. Bien entendu, il peut y avoir plusieurs combinaisons possibles. Exemple, on peut échanger pour en venir à une décision. Le type de réunion choisi influencera votre animation du groupe.
2. Afin de marquer clairement le début de la réunion et d’attirer l’attention de tous les participants, faites une introduction bien sentie. Pour y arriver, voici ce que je vous propose.
   – Un mot de bienvenue. Saluez chaleureusement les personnes.
   – Situez le contexte. Pourquoi les gens sont-ils là?
   – Annoncez l’objectif de la rencontre. Que désirez-vous accomplir ensemble?
   – N’hésitez pas à faire un rappel de la durée de la réunion. Les personnes convoquées ne lisent pas toujours l’invitation.Présentez les points à l’ordre du jour. Soyez réaliste dans l’attribution de la durée de chaque point abordé.
   – Commencez toujours par les points les plus importants.
3. N’oubliez pas que le rôle de l’animateur consiste à mettre en valeur non seulement le contenu, mais aussi à créer une ambiance propice aux échanges et à obtenir l’engagement des personnes présentes. Dans mes formations, j’utilise un jeu avec une balle que j’ai baptisé; faites circuler. Cet exercice permet à chaque participant de s’exprimer dans un court laps de temps et ça fonctionne à merveille.
4. Puisque vous avez le mandat de faire avancer les choses, ne recommencez surtout pas une réunion pour les retardataires. Les participants vous en sauront gré.
5. Attention de vous perdre en discussions inutiles dans les fameux varias. Par expérience, je sais que plusieurs points peuvent se régler facilement avant ou après la réunion, par courriel ou par téléphone.
6. À la fin, prévoyez un cinq minutes afin de faire un court résumé des grandes lignes de la rencontre et des décisions prises, si applicable.
7. Enfin, remerciez les gens pour leur présence et leur ponctualité. Et souvenez-vous. « L’animateur est au groupe ce que le thermostat est au système de chauffage ».

Bonne réunion!