Esclaves des courriels? Lisez ce qui suit.
Les experts s’entendent, nous n’avons jamais si mal communiqué avec les nouvelles technologies. Au fil des ans, nous sommes devenus esclaves du courriel et nous croyons que c’est le seul moyen de communiquer en affaires et pourtant. En 2022, plus de la moitié de la population mondiale utilisait le courriel soit 4,3 milliards de personnes et le nombre de courriels envoyés chaque jour frise les 333 milliards. (Source Arobase.org)
Le courriel c’est froid
Je m’explique. Les éléments suivants qui sont indispensables à une bonne communication sont absents ; le langage corporel, le ton de la voix, les expressions faciales et même l’ambiance générale. De plus, le lecteur peut facilement tomber dans l’interprétation et les suppositions, tout dépendant dans quel état d’esprit il se trouve.
Que reflète un courriel ?
Sans contredit votre image et votre réputation. N’oubliez jamais que vous écrivez au nom de l’entreprise qui vous engage et que cette dernière peut avoir accès au contenu de vos courriels. C’est pourquoi vous devriez accorder une grande importance à ce que vous écrivez et comment vous l’écrivez.
Évitez les familiarités
Les formules du style « Allo » les « Ha ha ha » les « Lol » les « A+ » l’utilisation des surnoms, des abréviations ainsi que la ponctuation à outrance !!!!. Également, selon l’âge des utilisateurs, les émojis peuvent être subjectifs et leurs définitions varient en fonction de la personnalité de chacun. En affaire, le courriel devrait toujours utiliser un langage formel. Il ne faut surtout pas le confondre avec les messages textes et le contenu publié sur les différents réseaux sociaux.
Nuire à votre crédibilité
Un courriel écrit à la hâte sur le coup de l’émotion peut saper votre productivité, nuire à votre crédibilité et endommager vos relations avec vos collègues ou vos clients. Il peut vous faire paraître agressif, condescendant, en colère ou encore indifférent. Il est presque impossible de dissiper un malentendu par courriel. Ce n’est ni un outil pour régler un conflit ou un problème ni un outil pour négocier. Rappelez-vous ? Le courriel c’est froid.
Attirer l’attention
35% des gens n’ouvriront pas un courriel si l’objet est flou et vague. Pour attirer l’attention du lecteur, vous inscrirez un thème accrocheur et révélateur qui lui donnera une idée du contenu. Si vous joignez un document, toujours le mentionner dans le courriel. Soyez précis et concis. Allez droit au but et soyez factuel. Optez pour des phrases courtes et aérées. Un dernier point. Soyez vigilant sur la qualité de votre français. Les fôtes heurtent l’œil du destinataire et elles ralantissent la lecture en plus de nuire à votre image professionnelle. Une solution simple, le logiciel de correction grammaticale Antidote.
Qui mettre en CC ?
Si vous devez partager un courriel qui contient des informations importantes, les destinataires doivent se sentir concernés, impliqués et intéressés. Vos collègues n’aiment pas être ennuyés par des courriels inutiles. Ils ont l’impression de perdre leur temps et ne veulent pas connaître vos états d’âme. Les mêmes notions s’appliquent aux interminables questions et réponses que j’ai baptisées les RE : RE : RE :
Un courriel ne remplacera jamais une conversation. Hé oui, le téléphone existe toujours. Vous pourriez solliciter un rendez-vous téléphonique par courriel. Cette façon de procéder vous fera économiser un temps fou en explications laborieuses. Souvenez-vous. Ce n’est pas parce que c’est écrit que c’est compris!
